مدونة الدكتور محمد ناجي عطية

مختصر/

مع كثرة المهام والواجبات في حياتنا اليومية وتشابكها تختلط لدينا الأمور المهمة بغير المهمة والأمور العاجلة بالأمور غير العاجلة، ولذلك يصعب علينا تحديد الأمور التي يجب ان نبدأ بتنفيذها من الأمور التي علينا ان نؤجلها بدون أضرار وحدوث أي نوع من المشكلات.

 لذلك ابتكر (دوايت أيزنهاور) وهو رئيس أمريكي سابق منهجية سهلة وفعالة في فك التشابك بين المهام من خلال مصفوفة تفرزها الى أربعة اقسام من حيث الأهمية: مهم وغير مهم، ومن حيث الاستعجال عاجل وغير عاجل. 

وبجهد بسيط مع التركيز تتوزع المهام بين المربعات الى أربعة اقسام: مهم وعاجل؛ ويسمى مربع الطوارئ، ومهم غير عاجل؛ ويسمى مربع القيادة والتخطيط، ومربع غير مهم وعاجل؛ ويسمى مربع الخداع، والمربع الأخير غير المهم وغير العاجل؛ ويسمى مربع الضياع.

والنتيجة يكون أهم المربعات هو مربع القيادة والتخطيط، لأن من خلاله يتم التخطيط للمستقبل وتقليل نزيف الأوقات وتقليل حدة الانشغال بالطوارئ والضياع والخداع، لكن مشكلته أنه يتعرض للنسيان والإهمال في زحمة الاهتمام بالمربعات الأخرى، لذلك يجب الجدولة الدقيقة للمهام المدرجة في هذا المربع وتقييم مستوى التقدم باستمرار.

الموضوع كاملا/

كيف تدير أولوياتك ومهامك باحترافية

إن كنت تقود فريقا صغيرا أو حتى دولة عظمى، فأنت تحتاج لهذا الجدول العبقري الذي وضعه “أيزنهاور” الرئيس الأمريكي رقم ٣٤ ، للقيام بالأعمال الأكثر أهمية مهما كانت دوامة مهامك وضغط وقتك.

إذا كنت تشعر وكأنك في دوامة لا تنتهي من المهام، فإليك السر الذي يجعل قادة أكبر الدول والمؤسسات في العالم يتعاملون مع مئات المهام بكفاءة مع الحفاظ على حياتهم الاجتماعية، والنفسية، والجسدية… الخ. إنها مصفوفة ايزنهاور، تلك الأداة البسيطة والعبقرية ستساعدك للتركيز على الأمور الأكثر أهمية وتأثيراً على المدى البعيد.

استخدم مصفوفة ايزنهاور

بدلا من الاستسلام للمهام والاجتماعات، والمشكلات التي لا تنتهي، استقطع (١٠) دقائق من يومك.. وضع كل مهامك على هذا الجدول في المربع الأكثر تعبيراً عن المهمة (راجع الشكل بالأعلى).

الأمر الـ “هام”:  

هو ذلك الذي له تأثر عميق، وطويل المدى على مستقبل المؤسسة، أو حياتك، أنت وأسرتك. ولا بد من القيام بها بنفسك.

الأمر الـ “غير هام”: 

يُقصد به فقط “الأقل أهمية وأضعف تأثيراً” على المدى البعيد، ولا مشكلة إن قام به شخص آخر نيابة عنك.

الأمر الـ “عاجل”: 

هو الذي لا يحتمل التأخير وتأجيله قد يشبب بعض المشاكل، مثل: الرد على الايميلات، الواجبات الاجتماعية، والطوارئ.. الخ.

الأمر الـ “غير عاجل”: 

هو الذي يحتمل بعض التأجيل بدون مشاكل (يمكن القيام به غداً، او بعد غد بدون مشاكل).

قاعدة /

الأمور الأكثر أهمية نادراً ما تكون عاجلة، والأمور العاجلة نادراً ما تكون أكثر أهمية. (دوايت أيزنهاور)

نقطة عمل/

• توقف عن القيام بالأمور المُلحة بنفسك، حمل نسخة من المصفوفة.
• جرب أن تبدأ الآن بوضع كل مهامك بجدول ايزنهاور
• قم باللازم حسب مكان مربع المهمة أحد أربع خيارات (تنفيذ فوري- جدولة – تفويض للغير – أو الغاء)

المصدر  http://everyleader.net/