مصفوفة أيزنهاور لترتيب الأولويات

مختصر/

مع كثرة المهام والواجبات في حياتنا اليومية وتشابكها تختلط لدينا الأمور المهمة بغير المهمة والأمور العاجلة بالأمور غير العاجلة، ولذلك يصعب علينا تحديد الأمور التي يجب ان نبدأ بتنفيذها من الأمور التي علينا ان نؤجلها بدون أضرار وحدوث أي نوع من المشكلات.

 لذلك ابتكر (دوايت أيزنهاور) وهو رئيس أمريكي سابق منهجية سهلة وفعالة في فك التشابك بين المهام من خلال مصفوفة تفرزها الى أربعة اقسام من حيث الأهمية: مهم وغير مهم، ومن حيث الاستعجال عاجل وغير عاجل. 

وبجهد بسيط مع التركيز تتوزع المهام بين المربعات الى أربعة اقسام: مهم وعاجل؛ ويسمى مربع الطوارئ، ومهم غير عاجل؛ ويسمى مربع القيادة والتخطيط، ومربع غير مهم وعاجل؛ ويسمى مربع الخداع، والمربع الأخير غير المهم وغير العاجل؛ ويسمى مربع الضياع.

والنتيجة يكون أهم المربعات هو مربع القيادة والتخطيط، لأن من خلاله يتم التخطيط للمستقبل وتقليل نزيف الأوقات وتقليل حدة الانشغال بالطوارئ والضياع والخداع، لكن مشكلته أنه يتعرض للنسيان والإهمال في زحمة الاهتمام بالمربعات الأخرى، لذلك يجب الجدولة الدقيقة للمهام المدرجة في هذا المربع وتقييم مستوى التقدم باستمرار.

الموضوع كاملا/

كيف تدير أولوياتك ومهامك باحترافية

إن كنت تقود فريقا صغيرا أو حتى دولة عظمى، فأنت تحتاج لهذا الجدول العبقري الذي وضعه “أيزنهاور” الرئيس الأمريكي رقم ٣٤ ، للقيام بالأعمال الأكثر أهمية مهما كانت دوامة مهامك وضغط وقتك.

إذا كنت تشعر وكأنك في دوامة لا تنتهي من المهام، فإليك السر الذي يجعل قادة أكبر الدول والمؤسسات في العالم يتعاملون مع مئات المهام بكفاءة مع الحفاظ على حياتهم الاجتماعية، والنفسية، والجسدية… الخ. إنها مصفوفة ايزنهاور، تلك الأداة البسيطة والعبقرية ستساعدك للتركيز على الأمور الأكثر أهمية وتأثيراً على المدى البعيد.

استخدم مصفوفة ايزنهاور

بدلا من الاستسلام للمهام والاجتماعات، والمشكلات التي لا تنتهي، استقطع (١٠) دقائق من يومك.. وضع كل مهامك على هذا الجدول في المربع الأكثر تعبيراً عن المهمة (راجع الشكل بالأعلى).

الأمر الـ “هام”:  

هو ذلك الذي له تأثر عميق، وطويل المدى على مستقبل المؤسسة، أو حياتك، أنت وأسرتك. ولا بد من القيام بها بنفسك.

الأمر الـ “غير هام”: 

يُقصد به فقط “الأقل أهمية وأضعف تأثيراً” على المدى البعيد، ولا مشكلة إن قام به شخص آخر نيابة عنك.

الأمر الـ “عاجل”: 

هو الذي لا يحتمل التأخير وتأجيله قد يشبب بعض المشاكل، مثل: الرد على الايميلات، الواجبات الاجتماعية، والطوارئ.. الخ.

الأمر الـ “غير عاجل”: 

هو الذي يحتمل بعض التأجيل بدون مشاكل (يمكن القيام به غداً، او بعد غد بدون مشاكل).

قاعدة /

الأمور الأكثر أهمية نادراً ما تكون عاجلة، والأمور العاجلة نادراً ما تكون أكثر أهمية. (دوايت أيزنهاور)

نقطة عمل/

  • توقف عن القيام بالأمور المُلحة بنفسك، حمل نسخة من المصفوفة.
  • جرب أن تبدأ الآن بوضع كل مهامك بجدول ايزنهاور
  • قم باللازم حسب مكان مربع المهمة أحد أربع خيارات (تنفيذ فوري- جدولة – تفويض للغير – أو الغاء)

المصدر  http://everyleader.net/

نتائج الانفصام النكد بين الرؤية المطلوبة والبوصلة المفقودة

مختصر/

أن الرؤية الصحيحة تحتاج الى بوصلة موجهة بطريقة سليمة حتى تعيد ضبط النوايا وتوجه الجهود والموارد باتجاه تلك الرؤية الصحيحة، وما لم يحصل هذا سوف يحل ولابد الانفصام النكد بين الرؤية والبوصلة، فيضيع كل شيء وسوف تبذل المزيد من  الجهود والكثير من الموارد ولكن في خطوط سير جانبية ليس لها علاقة أصلا بالرؤية الحقيقية المطلوبة.

طالع الموضوع كاملا/

تأملت في مقولة للدكتور غازي القصيبي وأعجبتني كثيرا، حيث يقول فيها: “ستدرِك في وقتٍ متأخّـر من الحياة أنَّ معظم المعارك التي خضتها لم تكُن سوى أحداث هامشيّة أشغلتك عن حياتك الحقيقية” ( غازي القصيبي – المصدر @cQuotes) . ومفهوم هذه الكلمات انك ربما افنيت عمرك منشغلا بمعارك جانبية ليس لها علاقة برؤيتك المطلوبة، وستكتشف ذلك في وقت متأخر وربما يكون بعد فوات الأوان.


هذه الكلمات الموجزة المعبرة أثارت في نفسي حيرة دفينة كنت قد بحثتها كثيرا من خلال تخصصي في الدراسات العليا في الإدارة الاستراتيجية ومارستها في الواقع عند محاولات تفسير المور بالبحث في العلاقة بين المقدمات والأسباب و ونتائجها.

وبعد البحث والتأمل توصلت الى حقيقة عجيبة تعد من بديهيات علم الإدارة الاستراتيجية ، ومفادها: ” أن الرؤية الصحيحة تحتاج الى بوصلة موجهة بطريقة سليمة ، حتى تعيد ضبط النوايا  وتوجه الجهود والموارد باتجاه تلك الرؤية” ، وما لم يحصل هذا سوف يحل ولابد الانفصام النكد بين الرؤية المطلوبة والبوصلة المفقودة، فيضيع كل شيء وسوف تبذل المزيد من  الجهود والكثير من الموارد ولكن في معارك جانبية ليس لها علاقة أصلا بالرؤية الحقيقية.

وهذا  يبرر التخبط الهائل الذي نعيشه اليوم في كثير من المجتمعات الذي هو  ناشئ عن هذا الانفصام ، حيث أن عدم وضوح الرؤية الذي ابتليت هذه المجتمعات يؤدي الى التخبط في القرارات والعشوائية في الممارسات وربما تغيرت الاتجاهات الى نواحي غير مرغوبة وأوصلت الجميع الى نتائج غير مطلوبة ولا محبوبة. فهذا التخبط والعشوائية باختصار هو نتيجة لما قررنا من عدم وضوح الرؤية وعدم إعادة ضبط البوصلة باتجاهها.
والعجيب أن كل ما سبق ليس بالضرورة أن يكون ناشئ عن سوء في النوايا أو تقصير في الجهود أو شحة في الموارد، فهذه الامور الثلاثة لن توظف توظيفا سليما حتى يعاد ضبط البوصلة باتجاه الرؤية بعد مراجعتها بدقة، وإلا كانت وبالا على الجميع.

وهذا بالضرورة يؤدي الى الانشغال بمعارك هامشية لا علاقة لها بالأهداف التي تحقق السعادة الحقيقية للأفراد والمجتمعات، فيحل الهدر في كل شيء والنتيجة الحصول على بعض الشيء وربما لا شيء.

مثال/

ممارساتنا اليومية غير المعتمدة على الرؤية السليمة والبوصلة الموجهة بشكل سليم باتجاهها ، كمثل سفينة ابحرت سفينة الميناء (أ) الى الميناء ( مجهول) لكنها أبحرت (والسلام ) بعد اتخاذ كافة الاستعدادات (تذكروا الجوانب الثلاثة المشار إليها اعلاه ، نية سليمة، جهود كبيرة، موارد هائلة)، لكن النتيجة الابحار في خط مجهول للوصول الى مكان مجهول وربما الضياع وعدم الوصول.

والنتيجة نكتشف بعد فوات الأوان أننا نمارس الضياع على أصوله  بالانشغال بخطوط سير غير موصلة للهدف المطلوب. والرؤية المرسومة ، والعملية بكل بساطة  كانت باختصار تحتاج الى إعادة توجيه البوصلة وضبط الأشرعة للإبحار باتجاه تلك الرؤية .

العمل في هامش الحياة!

‏ستدرِك في وقتٍ متأخّـر من الحياة أنَّ معظم المعارك التي خضتها لم تكُن سوى أحداث هامشيّة أشغلتك عن حياتك الحقيقية .

غازي القصيبي

المصدر @cQuotes

تعليق/

عدم وضوح الرؤية الذي ابتليت به كثير من المجتمعات يؤدي الى التخبط في القرارات والعشوائية في الممارسات وربما تغيرت الاتجاهات الى نواحي غير مرغوبة واوصلت الجميع الى نتائج غير مطلوبة ولامحبوبة. وهذا التخبط والعشوائية باختصار هو نتيجة لعدم وضوح الرؤية واعادة ضبط البوصلة باتجاهها.
وكل ماسبق ليس بالضرورة أن يكون ناشئ عن سوء في النوايا أو تقصير في الجهود او شحة في الموارد، فهذه الامور الثلاثة لن توظف توظيفا سليما حتى تعاد ضبط البوصلة باتجاه الرؤية بعد مراجعتها بدقة، وإلا كانت وبالا على الجميع.

والنتيجة أن هذا بالضرورة يؤدي الى الانشغال ببمعارك هامشية لاعلاقة لها بالأهداف التي تحقق السعادة الحقيقية للأفراد والمجتمعات، فيهدر كل شيء والنتيجة الحوصل على بعض الشيء وربما لاشيء.

مثال/
مثل ممارساتنا اليومية غير المععتمدة على الرؤية والبوصلة الموجههة اليها ، كمثل سفينة ابحرت سفينة الميناء (أ) الى الميناء ( مجهول) لكنها ابحرت بعد اتخاذ كافت الاستعدادات (ثذكروا الجوانب الثلاثة اعلاه ، نية سليمة، جهود كبيرة، موارد هائلة) ، لكن النتيجة الابحار في خط مجهول للوصول الى مكان مجهول وربما عدم الوصول.

والنتيجة ضياع في ضياع ،والانشغال بخطوط سير غير موصلة للهدف المطلوب. كانت باختصار تحتاج الى مراجعة الرؤية واعادة ضبط البوصلة.

« المواضيع السابقة Recent Entries »