كيف نعرِّف الإدارة ببساطة لغير المتخصصين
تعددت المفاهيم والتعريفات للإدارة ما بين طويل وشامل وبين مختصر وموجز، وما بين وصف لبعض أجزاء الإدارة دون توسع، ومن هذه التعريفات المبسطة:
تنفيذ الاعمال من خلال الآخرين، تحقيق الأهداف بأعلى جودة وأقل تكلفة وأسرع وقت، أنها وسيلة وليست غاية ، العمل بالعقل لا بالعضلات ، تخطيط الموارد المتاحة (مالية ومادية وبشرية) وتوجيهها باتجاه تحقيق الأهداف، وغير ذلك من التعريفات.
نستعرض للتفاصيل في الاسطر الآتية:
تنفيذ الأعمال من خلال الآخرين:
وفيه إشارة إلى أن المدير أو المسئول عن إنجاز العمل، ليست مهمته تنفيذ العمل بنفسه، ولكن بواسطة فريق العمل الذي تحت مسؤوليته.
تحقيق الأهداف بأعلى جودة وأقل تكلفة وأسرع وقت:
فقد يحصل أن تحقق الأهداف من قبل أي شخص وهو ما يقوم به أكثر الناس، لكن الإدارة بطريقة عملية واحترافية تؤثر كثيرا على العوامل الثلاثة: جودة العمل، وتكلفته، وزمن الإنجاز في زمن باتت السرعة فيه مطلب مهم للجميع.
الإدارة وسيلة وليست غاية:
فهي وسيلة لتحقيق الأهداف وليست غاية بحد ذاتها. فإذا اتخذها البعض غاية، فإنه سوف يسعى لارتكاب الكثير من المخالفات والأخطاء الجسيمة، والتي ربما ينتهي به الأمر للوقوع فيما يسمى بالفساد الإداري.
العمل بالعقل لا بالعضلات:
وفيه إشارة إلى أن الإدارة عمل فكري تخطيطي إبداعي تنظيمي قبل الشروع في التنفيذ على الواقع.
تخطيط الموارد المتاحة (مالية ومادية وبشرية) وتوجيهها باتجاه تحقيق الأهداف:
والمعنى أن المدير توضع بين يديه الإمكانيات الكثيرة التي يحتاجها لإنجاز الاعمال وتحقيق الأهداف، والمطلوب منه أن يستخدم تلك الموارد المتاحة في تحقيق الأهداف المطلوبة.
التعريف الأكثر شمولا:
الإدارة عمل ذهني أساساً يسعى إلى تحقيق الاستخدام الأمثل لموارد المنشآت بأعلى كفاءة وأقل كلفة وأسرع وقت، وتعتبر عملية إدارية متكاملة تشمل وظائف التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة والتنسيق[1].
ويشير التعريف إلى أنها عمل ذهني، أبداعي، ابتكاري، ذكي، لاستخدام الموارد في تحقيق الأهداف بمستوى عالٍ.
من الأخطاء الشائعة في ممارسة الإدارة:
دوام انشغال المدير بالعمل التنفيذي:
وصورة ذلك أن يترك المدير وظيفته الأساسية، ثم ينشغل بتنفيذ الاعمال. فهذا يُعتبر نوع من الخلل إذا كان يحصل بشكل مستمر بما يؤثر على عمله الرئيس. ولا مانع من المشاركة مؤقتا في التنفيذ لأغراض التعليم والتدريب، أو حال الضرورة القصوى لسد خلل ما في العمل.
والسبب في ذلك أن انشغال المدير وانهماكه بتفاصيل تنفيذ الأعمال، يلهيه عن وظيفته الأساسية والتي هي المحافظة على ضبط الاتجاه العام للبوصلة والمحافظة على التوازن العام في المنظمة، والانشغال بمهامه الأساسية من التخطيط للجميع، والتنسيق بين الجميع، ومتابعة مستوى الأداء لدى الجميع. فانهماكه الدائم بتنفيذ جزئيات من العمل سيحدث لديه ارباكا في ضبط وتوجيه البوصلة باتجاه تحقيق الأهداف المرسومة.
مثال:
ربان الطائرة مهمته قيادة الطائرة وتوجيه البوصلة باتجاه محطة الوصول، فمن الخطأ أن يترك مهمته الأساسية التي لا يقوم بها غيره في القيادة، ثم ينهمك في خدمة المسافرين وتقديم الضيافة لهم، أو عمل صيانة كبرى في وجود المختصين الذي هو أصل عملهم وليس عمل الربان، ولا بأس من عمل ذلك بشكل نادر ولأي غرض مبرر.
قصص معبرة:
حينما تلقَّى مصنع صابون ياباني شكوى من عملائه أن بعض العبوات فارغة، اقترح مهندسو المصنع تصميم جهاز يعمل بأشعة الليزر لاكتشاف العبوات فارغة خلال مرورها على سير التعبئة ثم سحبها آلياً من السير دون تأثر العبوات السليمة ومع أن الحل كان مناسب وفعَّال إلا أنه بنفس الوقت مكلف ومعقد.
فاقترح أحد عمال التغليف فكرة بسيطة للغاية وغير مكلفة، كانت عبارة عن وضع مروحة كبيرة باتجاه العبوات المتحركة على السير بدلا من جهاز الليزر المكلف، بحيث يوجه هوائها إلى السير فتقوم بإسقاط العبوات الفارغة دون السليمة قبل وصولها الى موقع التخزين[2].
وكان رجل اسمه جورج توماس يشعر دائما بالإحباط من طول سعيه وتفكيره لابتكار طريقة جديدة لوضع المعطر على الجسم، حتى تنبه يوما من الأيام إلى أنه يحمل بالفعل الطريقة المناسبة بين يديه. لقد اقتبس الفكرة من القلم الجاف الذي يحتوي على كرة صغيرة تتحكم في صب الحبر على الورق، وقد استخدم نفس الفكرة لابتكار عبوة مخصصة للمعطر تحتوي على كرة صغيرة تصب المعطر على الجلد[3].
المراجع/
[1] – عطية، محمد ناجي (2014) ، مبادئ إدارة الأعمال، من منشورات جامعة الاندلس للعلوم والتقنية- صنعاء الجمهورية اليمنية،ط1، 2014
[2] – جامعة الملك فهد للبترول والمعادن، قصص مفيدة في فن الإدارة والتعامل مع المشاكل. https://faculty.kfupm.edu.sa/COE/gutub/Arabic_Misc/Nice_Story_Arabic.htm
[3] – سبكيولاند ، روبين ( 2008) اضغط الزر وانطلق، ترجمة ونشر مكتبة جرير، المملكة العربية السعودية.
الموقع الرسمي للدكتور محمد ناجي عطية 